Història clínica, no fitxa de soci
Valoració inicial, contraindicacions i evolució de cada persona, amb el mateix expedient a la classe i a la sessió individual.
Classes amb aforament, reserva de plaça, llista d'espera automàtica i bons que es descompten en passar llista — amb la història clínica, l'RGPD i la facturació VeriFactu que un centre sanitari necessita i una app de reserves no té.
En un centre de classes, la feina invisible no són les sessions: són els missatges. «Queda lloc dijous a les set?», «canvia'm del dimarts al dimecres», «quantes me'n queden?». Amb les places a la vista, aquesta conversa deixa d'existir.
Cada classe amb el seu aforament. Quan s'omple, es veu plena: ningú no reserva de més ni acaba dret en una sala de sis.
Si algú cancel·la, la plaça s'ofereix sola i per ordre. Les baixes arriben a dos quarts de vuit per a la classe de les vuit, i allà no hi arriba ningú a mà.
La majoria de les faltes són un descuit. Un avís a temps el converteix en una cancel·lació amb marge, que és una plaça recuperable.
Gairebé ningú no paga classe a classe: es venen bons, i a partir d'aquí el centre deixa de gestionar diners per gestionar saldos. Que aquest saldo el porti el programari i no una llibreta és la diferència entre quadrar la caixa i discutir-la.
L'alumne veu quantes classes li queden sense preguntar, i tu deixes de resoldre-ho al taulell.
El bo venç quan tu decideixis, i el sistema avisa abans perquè s'utilitzi. Ni passiu etern ni discussió el dia que venç.
Un bo de sòl pelvià no es gasta en màquina si no vols: cada bo amb les classes en què serveix.
Sembla un tràmit i és el punt de control de tot. En trenta segons, des de la tauleta de la sala, queden resoltes quatre coses: qui ha vingut, a qui se li descompta sessió, qui ha faltat sense avisar i quina plaça queda lliure.
Sense obrir la fitxa de cadascun ni apuntar res a part.
Es descompta o es perdona, amb la finestra de cancel·lació que hagis fixat. Ho decideixes una vegada, no classe a classe.
El que deixa lliure una baixa d'última hora torna al circuit en comptes de quedar-se buit.
Un estudi no es dirigeix per facturació, es dirigeix per ocupació. Amb la graella al programari, l'horari del trimestre següent es decideix amb dades i no amb la sensació que el dimarts a la tarda «va fluix».
Quines hores s'omplen, quines no i des de quan. Gairebé sempre sorprèn.
Si puja, o la regla de cancel·lació no s'aplica o els recordatoris no arriben.
Ingressos ja cobrats amb servei pendent, i la llista de qui cal avisar aquesta setmana.
Si a la teva sala es fa pilates terapèutic, sòl pelvià o readaptació després d'una lesió, hi ha valoració, contraindicacions i evolució. Això és història clínica, i arrossega obligacions que un gestor de reserves no cobreix.
Valoració inicial, contraindicacions i evolució de cada persona, amb el mateix expedient a la classe i a la sessió individual.
Consentiments signats, traçabilitat de qui obre cada història i còpies de seguretat, com exigeix l'RGPD en un centre sanitari.
VeriFactu o TicketBai segons el territori, amb la mateixa numeració i els mateixos tancaments que la resta de l'activitat del centre.
La classe de dimarts i la sessió de fisioteràpia de dijous, amb el mateix alumne i, si vols, el mateix bo.
Aforament, llista d'espera, bons que caduquen i absències sense avisar, una a una.
Llegir-ne més GestióPer què falla la gent, quins recordatoris funcionen i com s'escriu una regla de cancel·lació.
Llegir-ne més Triar programariQuè vol dir de veritat «gratis», els seus límits i el risc amb les dades de salut.
Llegir-ne mésSí, sempre que gestioni classes amb aforament i no només cites individuals. Cal que una mateixa franja admeti diverses places, que hi hagi llista d'espera i que el bo es descompti en passar llista. I si al centre es fa pilates terapèutic o sòl pelvià, un programari sanitari aporta el que una app de reserves no té: història clínica, consentiments i facturació legal.
Cada classe porta el seu nombre màxim de places i el sistema el fa complir: en arribar al límit es mostra plena i les sol·licituds noves entren a la llista d'espera en comptes de sobrepassar la sala. L'aforament el fixes tu per tipus de classe —els reformers que tinguis, el criteri clínic en un grup terapèutic— i pot ser diferent a cadascuna.
Sí, i és automàtica. Qui no troba plaça entra en espera, i tan bon punt algú cancel·la se li ofereix el lloc per ordre, sense que ningú de l'equip ho hagi de veure i escriure. És la funció que més es nota: una plaça buida en una classe de sis no costa una sisena part de l'ingrés, costa el marge sencer d'aquella hora.
Sí. Cada bo porta el seu nombre de sessions, les classes en què és vàlid i la seva data de caducitat, i el sistema avisa abans que venci perquè hi hagi temps d'utilitzar-lo. El saldo s'actualitza en marcar l'assistència, així que l'alumne sempre veu quantes classes li queden.
El que tu hagis decidit, aplicat sol. L'habitual és una finestra de cancel·lació: qui avisa amb l'antelació acordada recupera la sessió al seu bo i qui no avisa la perd. L'important és que la regla estigui publicada i no es decideixi cas per cas, que és on se'n va l'energia i on apareixen els greuges.
Depèn de com cobri. Si treballa amb classes dirigides, bons i reserva de plaça —i més encara si té servei de fisioteràpia o nutrició—, hi encaixa. Si el seu model és la quota mensual domiciliada amb accés lliure a sala, el que necessita és un programari de gimnasos amb control d'accessos i remeses bancàries: això no ho fem, i ho preferim dir abans que després.
El que entengui que la teva unitat de treball és la plaça i no la cita. Abans de comparar preus, comprova tres coses: que cada classe tingui aforament propi, que la llista d'espera cobreixi sola les cancel·lacions i que el bo es descompti en passar llista. Si a més a la teva sala es tracta —sòl pelvià, readaptació—, afegeix-n'hi una quarta: història clínica i facturació VeriFactu de debò, no un camp de notes.
Les dues coses, a la mateixa plataforma. Pel costat CRM hi ha els alumnes, els seus bons, els recordatoris i la reserva en línia; pel costat ERP, la facturació legal, les despeses, el control horari de l'equip i les estadístiques d'ocupació. La diferència és que aquí no cal integrar dos programes perquè la classe de dimarts acabi en una factura correcta.
Les teves classes, els teus aforaments i els teus bons, funcionant en 14 dies de prova. Sense targeta i sense permanència.