En muchas clínicas, alguien exporta cada semana un listado de citas para el CRM, copia las facturas en una hoja de cálculo para la asesoría o cambia a mano los horarios de la web cuando se mueve la agenda. Para que eso deje de hacerse a mano existe la API.
Aquí te contamos qué es sin tecnicismos, para qué la usan las clínicas, qué preguntar antes de conectar nada a los datos de salud y cuánto cuesta en byclinics.
Qué es una API
Una API es una puerta que un programa abre para que otros programas lean sus datos, o hagan cosas en él, con permiso. En lugar de exportar ficheros y enviarlos, el otro programa pregunta y recibe la respuesta al momento.
A la clínica no le hace falta saber cómo funciona por dentro. Lo que importa es qué datos deja pasar, a qué programa, qué puede hacer cada uno y con qué control.
Cinco usos en una clínica
- La web reserva en tu agenda. Enseña los servicios, los profesionales y las horas libres, y reserva en ellas sin que nadie toque la web cada vez que cambia la agenda.
- El CRM sabe quién viene y cuándo. Se entera al momento de cada cita nueva, cambiada o anulada, y las campañas trabajan con los datos de hoy.
- La centralita reconoce a quien llama. Quien coge el teléfono ve el nombre de la persona y sus próximas citas.
- La asesoría lee las facturas y los cobros. Con sus líneas y su IVA, sin hojas de cálculo ni correos a final de mes.
- Hospitales y grupos de centros. Su propio sistema o su laboratorio consultan los centros, los profesionales, las personas y las citas.
Datos de salud: cuatro preguntas antes de conectar nada
Una API mal planteada es una puerta trasera a datos de categoría especial. Antes de activarla, en byclinics o en cualquier otro programa, pide estas respuestas por escrito.
1. ¿Qué datos salen?
Lo que se pueda leer debería ser lo que necesita cada uso. Y lo clínico, nada.
En byclinics: se leen centros, profesionales y servicios, horas libres, los datos de contacto de las personas, citas, facturas y cobros. Nada clínico: ni la historia, ni las notas, ni las sesiones, ni los informes, ni los documentos firmados.
2. ¿Se puede limitar cada programa?
Con una sola llave para todo, la web acaba pudiendo lo mismo que la asesoría. Y leer no es lo mismo que reservar.
En byclinics: una clave por programa, y para cada una eliges qué puede leer, qué puede hacer y de qué centros. Tu web, servicios, horas y reservas; tu asesoría, solo facturas y cobros. Las reservas siguen las mismas reglas que Citas online y solo van a horas libres.
3. ¿Queda rastro de cada acceso?
Si un día hay que explicar quién consultó qué, tiene que estar escrito.
En byclinics: cada acceso a personas, citas y facturas queda en el registro de actividad con el nombre de la clave que lo hizo. Y la clave solo se muestra una vez, al crearla.
4. ¿Se corta el acceso al momento?
Cambias de CRM, dejas una asesoría o sospechas que una clave ha circulado de más: el corte no puede esperar a una incidencia.
En byclinics: quitas la clave en Configuración → Integraciones (API) y deja de funcionar en menos de un minuto.
Y la facturación: TicketBAI y VeriFactu
Las facturas que se comunican a Hacienda tienen que salir de un solo sitio, con su numeración y su registro. Pregunta si un programa externo puede emitirlas o anularlas.
En byclinics: las facturas se leen, pero no se emiten ni se anulan desde fuera. TicketBAI y VeriFactu siguen saliendo solo desde byclinics. Y al contratar la API firmas un anexo que incluye el encargo del tratamiento de datos.
Además de leer: reservar, dar de alta y avisar
Leer es la mitad. Con el permiso que tú des a cada clave, tus programas también pueden:
- Reservar y anular citas desde tu web o desde otros programas, solo en horas libres. La cita entra directa en la agenda.
- Dar de alta personas para reservar a quien viene por primera vez, sin duplicar fichas.
- Recibir avisos al momento cuando se crea, se cambia o se anula una cita, entra un cobro o se emite una factura.
Cómo se pone en marcha
- Contratas la API desde Configuración → Integraciones (API): revisas el precio, firmas el anexo y la domicilias. Se enciende en el momento.
- Creas una clave para cada programa y eliges qué puede leer, qué puede hacer y de qué centros.
- Le das la clave a quien hace la conexión. Tu programador o el proveedor del otro programa recibe la documentación técnica completa y una cuenta de pruebas con datos inventados, para probar sin tocar tus datos de verdad.
Si el programa no sabe conectarse, podemos hacerlo nosotros como desarrollo a medida, siempre con presupuesto previo.
Cuánto cuesta
Hay proveedores que solo incluyen la API en sus planes más caros, así que conectar la web acaba obligando a subir de plan a toda la clínica. En byclinics es un servicio aparte, que se contrata con cualquier plan:
| Concepto | Precio |
|---|---|
| Alta y puesta en marcha | 500 €, pago único |
| Uso y mantenimiento, con hasta 10 claves sin coste por clave, avisos automáticos y el soporte del equipo | 90 € al mes |
| Desarrollo a medida, solo si hace falta | 100 € la hora |
IVA no incluido. No hay permanencia: la das de baja cuando quieras y funciona hasta el final del mes pagado. El alta no se devuelve, pero si vuelves no la pagas otra vez. Todo el detalle está en la página de la API de byclinics.
Preguntas frecuentes
No. Tú contratas la API, creas las claves y eliges qué hace cada programa. La conexión la hace tu programador o el proveedor del otro programa, que recibe la documentación técnica completa.
Depende de lo que se deje pasar y del control que tengas. Con una clave por programa, permisos limitados, registro de cada acceso y corte inmediato, el riesgo queda acotado. Y lo clínico no debería salir nunca.
En byclinics, no: es un servicio aparte que se contrata con cualquier plan y sin permanencia.
Sí, en las horas libres y con las mismas reglas que Citas online de byclinics. La cita entra directa en la agenda.
Quitas su clave y deja de funcionar en menos de un minuto.
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