Fisioterapia a personas mayores, podología en residencias, logopedia en casa, curas de enfermería: muchas clínicas salen de la consulta. La visita en sí se gestiona como cualquier otra. Lo que se complica son los km: cuánto se cobra por ir, cuánto se le paga al profesional que pone el coche y cuántos km se hacen en total.
Si eso se apunta en una libreta o en una hoja de cálculo aparte, a final de mes alguien la cuadra contra la agenda y siempre falta alguna visita. Aquí te contamos cómo organizarlo.
Qué anotar de cada visita
- La dirección. Muchas personas tienen más de una: su casa, la residencia, el centro de día o la casa de un hijo.
- Los km hasta allí, y si se cuentan solo de ida o de ida y vuelta.
- Las indicaciones: portal, timbre, dónde aparcar. Ahorran tiempo al profesional que va por primera vez.
- Quién hizo la visita, para saber a quién le corresponde el kilometraje.
Los km de una dirección casi nunca cambian. Anotarlos una vez y que salgan solos en las siguientes visitas evita medir la misma ruta cada semana.
Cobrar el desplazamiento al paciente
Hay tres formas habituales de cobrarlo:
| Modelo | Cómo funciona | Va bien si… |
|---|---|---|
| Tarifa a domicilio | La sesión a domicilio tiene su propio precio, más alto que en consulta | Trabajas en una zona pequeña |
| Precio por km | Se cobra cada km recorrido | Las distancias cambian mucho de un paciente a otro |
| Km incluidos | Los primeros km no se cobran y el resto, por km | Quieres que lo cercano no pague de más |
Sea cual sea, conviene que el desplazamiento vaya en una línea propia de la factura: el paciente ve qué paga por la sesión y qué por ir.
Pagar el kilometraje al profesional
Si el profesional va con su coche, lo normal es pagarle un importe por km. Cómo tributa depende de su relación con la clínica:
- Si es asalariado, hasta 0,26 € por km están exentos de IRPF desde julio de 2023, siempre que se puedan justificar los desplazamientos. Lo que pase de ahí tributa como salario. Los peajes y el aparcamiento justificados se pagan aparte.
- Si es autónomo y colabora con la clínica, el kilometraje forma parte de lo que te factura y lleva lo mismo que el resto de su liquidación.
En los dos casos, Hacienda puede pedir que se justifique: la fecha, el destino y los km de cada visita. Tenerlo unido a la agenda lo resuelve.
Saber cuántos km hace la clínica
Con los km anotados en cada cita salen preguntas que una libreta no responde: cuántos km hace cada profesional al mes, cuánto se cobra por desplazamiento frente a lo que se paga de kilometraje y qué visitas se han quedado sin anotar. Es la forma de saber si el domicilio es rentable o si hay que revisar la tarifa.
Cómo se hace en byclinics
Las visitas a domicilio están en byclinics a partir del plan Avanzado. Casi todo viene apagado de fábrica y se enciende en los ajustes de la agenda, en Visitas a domicilio.
- Varias direcciones por persona. Cada una con su nombre (Casa, Residencia…), sus indicaciones y sus km. La predeterminada es la que va en las facturas.
- Los km en la cita. En una cita a domicilio, el panel Desplazamiento te deja elegir la dirección y pone sus km. Ver ruta abre Google Maps. Si esta vez es otra dirección, la escribes y, si vas a volver, la guardas en su ficha. Ida y vuelta cuenta los km dos veces.
- Sin olvidos. En la agenda, cada visita lleva sus km. Si la clínica lo enciende, las ya hechas sin km salen en ámbar con «Faltan km».
- El desplazamiento en la factura. Con el precio por km y los km incluidos que fijes, la cita suma una línea de desplazamiento a sus servicios. Llega sola a la factura, al cobro a cuenta y al ticket, y se recalcula si cambias los km.
- El kilometraje del profesional. Cada visita con km genera su kilometraje, con el importe por km de la clínica o el suyo propio, y entra en su liquidación de Comisiones en el mes de la visita, con su IVA y su retención. Comisiones es del plan Pro.
- El panel de Desplazamientos. En Estadísticas, los km recorridos, lo cobrado por desplazamiento, el kilometraje y las visitas sin km, por profesional y visita a visita, con descarga a Excel.
Si quieres ver cómo encaja en una clínica que trabaja a domicilio, mira el software para fisioterapia o el de podología. Los planes están en precios de byclinics.
Preguntas frecuentes
No. Los km se anotan una vez por dirección y salen solos en las visitas siguientes. Si una dirección no los tiene, se proponen los de la última visita. Ver ruta abre Google Maps para mirar la distancia.
Sí: crea un servicio «Desplazamiento» con su precio y añádelo a la cita como otro servicio. El cálculo automático de byclinics va por km.
Le añades la nueva en su ficha o desde la propia cita. Las citas que ya usaron la anterior conservan su dirección y sus km.
A un trabajador asalariado, hasta 0,26 € por km están exentos de IRPF si se justifican los desplazamientos. Lo que pase de ahí tributa como salario.
No. Los km, el cobro del desplazamiento y el panel de Desplazamientos están a partir del plan Avanzado.
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