En casi todas las clínicas hay una lista de facturas pendientes. El paciente que se fue con prisa, la videoconsulta que nadie cobró o el bono que se pagaría «la próxima vez». Recordarlo por teléfono es incómodo, y cada semana que pasa es más difícil cobrar.
Cobrar online no sustituye a la recepción, pero cubre lo que la recepción no llega a cobrar. Te contamos qué formas de pago hay, cómo pedir el pago sin perseguir a nadie y cómo hacer que las cuotas mensuales se cobren solas.
Cuándo tiene sentido cobrar online
- Consultas a distancia. En una videoconsulta no hay mostrador: el pago tiene que llegar por otra vía.
- Facturas que se quedan pendientes. El paciente se va sin pagar, o paga una parte y queda el resto.
- Tratamientos largos con presupuesto. Ortodoncia, estética o rehabilitación, donde se pide un anticipo al aceptar.
- Cuotas mensuales. Pilates, programas de fisioterapia o membresías que se repiten cada mes.
- Empresas y particulares que pagan por transferencia y necesitan una referencia clara para no equivocarse.
Tarjeta, transferencia o domiciliación: qué conviene en cada caso
| Forma de pago | Cuándo llega el dinero | Para qué va mejor |
|---|---|---|
| Tarjeta, con Apple Pay o Google Pay | Al momento | Facturas sueltas, videoconsultas, pagos desde el móvil |
| Transferencia | De uno a tres días | Importes altos, empresas, quien no quiere usar la tarjeta |
| Domiciliación SEPA | Unos seis días hábiles | Cuotas que se repiten cada mes |
Lo ideal es ofrecer las tres y dejar que elija el paciente. Lo que no conviene es pedir datos de la tarjeta por teléfono o por correo: además de incómodo, obliga a la clínica a custodiar datos que no necesita.
El enlace de pago: cobrar sin que vengan
Un enlace de pago es una página segura con lo que hay que pagar. El paciente la abre desde el correo, desde WhatsApp o escaneando un código QR, elige cómo pagar y listo. Para que funcione bien:
- Que pida solo lo pendiente. Si ya pagó una parte, el enlace no puede cobrar el total.
- Que caduque. Un enlace que vale para siempre acaba pagándose dos veces.
- Que la factura se marque como cobrada sola cuando llega el dinero, sin que nadie tenga que mirar el banco.
- Que el paciente pueda descargar su factura desde la misma página, también después de pagar.
Recordar el pago sin perseguir a nadie
La mayoría de las facturas pendientes no son impagos: son olvidos. Un recordatorio automático, amable y a buena hora suele bastar. Funcionan bien con tres reglas: el primero unos días después de pedir el pago, como mucho dos o tres por factura y nunca de noche.
Si ya usas recordatorios automáticos de citas, el planteamiento es el mismo: avisar a tiempo para no tener que llamar.
Cuotas mensuales que se cobran solas
En los centros con clases o programas mensuales, cobrar la cuota es una tarea fija de cada mes. Con el método de pago guardado, la factura se emite el día que toca y se cobra ese mismo día. El paciente guarda su tarjeta o su cuenta una sola vez, desde un enlace, y la clínica no ve nunca los datos completos.
Si un cobro falla por falta de saldo, se reintenta pasados unos días. Si la tarjeta ha caducado, el paciente recibe un enlace para ponerla al día. Hablamos de cómo organizar las clases y los bonos en cómo gestionar un centro de pilates.
El anticipo de un presupuesto
En tratamientos largos, pedir una parte al aceptar el presupuesto reduce los abandonos y adelanta caja. El anticipo puede ser un porcentaje o un importe fijo, y se paga al firmar el presupuesto. No genera una factura propia: cuando se emite la factura del tratamiento, ya sale con el anticipo descontado como cobrado.
Es la misma idea que pedir el pago al reservar la cita, que contamos en citas online con pago.
Cómo se hace en byclinics
El cobro online está en todas las cuentas de byclinics. Se conecta por emisor, en la pestaña Pagos online, con la pasarela de pago Stripe: la clínica verifica su cuenta una vez y elige qué formas de pago ofrece. La misma pestaña enseña la comisión de cada forma de pago y lo cobrado online en los últimos 30 días.
- Pedir el pago desde la factura o desde la cita: por correo, por WhatsApp, con el código QR o copiando el enlace. El enlace pide solo lo pendiente, vale 15 días y sirve para un pago.
- La factura se cobra sola al llegar el dinero, y el bloque «Pago online» de la factura enseña en qué punto está: enviado, abierto, transferencia en camino o pagada.
- Recordatorio automático por correo, de 9:00 a 21:00, el primero a los días que elijas y hasta tres por factura. O, desde la lista de facturas, recordar el pago a varias a la vez.
- «Pagar online» en el correo de cada factura y, si la clínica lo enciende, sus facturas por pagar en el área del paciente.
- Cuotas que se cobran solas con la tarjeta o la domiciliación guardada, con una bandeja de lo que falla. Están a partir del plan Avanzado.
- Anticipo al aceptar un presupuesto, en porcentaje o importe fijo.
La clínica nunca ve la tarjeta ni la cuenta completa del paciente: esos datos los guarda la pasarela de pago. Puedes ver los planes en precios de byclinics.
Preguntas frecuentes
No. Por el enlace se paga con tarjeta (también Apple Pay y Google Pay), transferencia o domiciliación. Un pago por Bizum se apunta en la caja como cualquier otro cobro en mano.
De uno a tres días. Mientras tanto, la factura sale como «transferencia en camino» y no se cobra a mano para no cobrarla dos veces.
No. La tarjeta o la cuenta del paciente las guarda la pasarela de pago. La clínica ve que el método está guardado, pero no los datos completos.
Sí, con la tarjeta o la domiciliación que el paciente guarda una vez. En byclinics está a partir del plan Avanzado.
Se devuelve desde la propia factura y el dinero vuelve por la misma vía. Un pago que todavía no ha llegado se puede anular.
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