Cómo facturar a mutuas y aseguradoras desde la clínica, con el copago incluido

Trabajar con mutuas llena la agenda, pero complica la facturación. Cada aseguradora paga a su ritmo, pide sus datos y a veces el paciente paga una parte. Si todo eso se lleva en una hoja de cálculo, a final de mes alguien pasa una tarde cuadrando actos y aun así se escapa alguno.

Aquí te contamos cómo funciona la facturación a mutuas, aseguradoras y otras entidades, qué debe llevar la factura, cómo se reparte el copago y cómo evitar que se quede dinero sin cobrar.

Cómo funciona la facturación a una mutua

El recorrido es casi siempre el mismo:

1. Llega el paciente con su póliza. Si la mutua pide autorización previa para ese acto, se consigue antes de la cita.
2. Se atiende y se anota el acto con la fecha, el servicio y el número de póliza o de autorización.
3. A final de mes se agrupan los actos de cada entidad en una sola factura, con el precio que tienes pactado con ella.
4. Se envía la factura al correo o al canal que pida la entidad.
5. Se vigila el vencimiento y se reclama lo que no llega.

Lo que más tiempo se come no es hacer la factura. Es saber qué actos de qué entidad quedan por facturar y qué facturas siguen sin cobrar.

El copago: dos facturas para un mismo acto

Con copago, el acto se paga entre dos. El paciente abona una cantidad fija en la clínica y la mutua paga el resto. Cada parte necesita su documento:

• El paciente recibe un ticket o una factura simplificada por su parte, en el momento.
• La mutua recibe en su factura mensual el acto completo, el copago descontado y lo que le toca pagar.

El copago nunca puede pasar del precio del acto. Y si un ticket de copago se anula o se devuelve, la factura a la mutua tiene que cuadrar con ese cambio.

Qué debe llevar la factura a una entidad

Además de los datos obligatorios de cualquier factura completa, la factura a una mutua suele pedir:

• Razón social y NIF de la entidad, no los del paciente.
• Una línea por acto: fecha, nombre del paciente, servicio y número de póliza o de autorización.
• El precio pactado con esa entidad, que no tiene por qué ser el de tu tarifa privada.
• El copago de cada acto, si lo hay.
• La forma de pago y el vencimiento que tengas acordados.

En cuanto a impuestos, la asistencia sanitaria sigue exenta de IVA aunque la pague una aseguradora: lo que cuenta es el servicio, no quién lo paga. Si dudas con algún tratamiento, lo tienes en nuestra guía sobre si lleva IVA una consulta.

La retención de IRPF depende de quién factura:

La retención la practica la entidad que paga: la factura va con el total y la retención restada, y lo que ingresas es la diferencia. Si emites con TicketBAI o VeriFactu, la factura a la mutua se comunica igual que las demás. Lo explicamos en VeriFactu y TicketBAI en clínicas.

No solo mutuas: hospitales, empresas y administración

Muchas clínicas facturan también a otras entidades con el mismo esquema de una factura por periodo:

• Hospitales y otras clínicas que te derivan pacientes o te alquilan horas de quirófano.
• Empresas que pagan revisiones, fisioterapia o psicología a su plantilla.
• Administraciones públicas con conciertos o programas de atención.

Cada una tiene sus condiciones: unas retienen y otras no, unas pagan a 30 días y otras a 90, unas quieren la factura en un correo concreto. Tenerlas apuntadas una vez evita repetirlas en cada factura.

Que no se quede nada sin cobrar

Las mutuas suelen pagar bien, pero tarde y en bloque. Tres hábitos evitan sorpresas:

• Facturar cada mes, sin falta. Un acto que pasa al mes siguiente se olvida con facilidad.
• Mandar un extracto de lo pendiente cuando una entidad se retrasa, con lo vencido marcado.
• Mirar cuánto tarda en pagar cada entidad. Si una tarda el doble que las demás, conviene saberlo antes de renovar el acuerdo.

Cómo se hace en byclinics

En byclinics, la sección Entidades reúne mutuas, aseguradoras, hospitales, empresas y administraciones. Está en todos los planes y se enciende en Ajustes interface.

1. Das de alta la entidad una vez, con su retención, el correo para las facturas, la forma de pago, los días para pagar y la persona de contacto.
2. Pactas su tarifa. Le creas una tarifa propia en Configuración y sus citas cogen ese precio solas.
3. En la cita marcas quién paga y la póliza o la referencia. Si el paciente tiene una póliza vigente, se rellena sola.
4. El copago se calcula al guardar la cita. El paciente paga su parte con un ticket de una línea, y la cita enseña si el ticket está preparado, emitido o cobrado.
5. A final de mes, facturas las marcadas. La ficha de la entidad enseña sus citas sin facturar del mes anterior, sin las canceladas. El PDF lleva una línea por cita, con el acto, el copago y el importe.
6. Envías la factura al correo de facturas de la entidad, que sale ya propuesto.

Para el cobro, la ficha de cada entidad tiene un Resumen con lo facturado, lo cobrado, los días que tarda de media en pagar, lo pendiente y lo vencido. Desde ahí mandas un extracto de cuenta en PDF con lo vencido en rojo. Y en Estadísticas, la morosidad se puede ver por tipo de entidad.

Si quieres ver el resto de la facturación, está en la aplicación de gestión de byclinics.

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