Un grupo de clínicas no paga «lo mismo pero multiplicado por cuatro». Paga según un modelo de licencia que casi nadie explica en la web, y ahí es donde dos presupuestos que parecían parecidos acaban separados por miles de euros al año.
Esta guía desmonta el precio del software de gestión para grupos de clínicas: qué modelos existen, dónde se esconde el coste que no está en la cuota y qué ahorra de verdad centralizar. Si gestionas una sola consulta, te sirve mejor la guía de cuánto cuesta un software de gestión clínica.
Los tres modelos de licencia
Todo lo que te van a ofrecer es una variante de estos tres:
La trampa clásica del pago por usuario es contar solo a los sanitarios. En un grupo, las licencias de verdad son las de todos los que tocan el sistema: profesionales, recepción de cada sede, dirección, administración y quien cubre vacaciones. Un «9 € por usuario» se convierte en una cifra muy distinta cuando sumas veinte personas.
Antes de comparar precios, comprueba que estás comparando el mismo modelo. Es más importante que el número.
Un ejemplo con cuatro sedes
Un supuesto sencillo para ver la diferencia: grupo de cuatro centros, 14 profesionales sanitarios y 6 personas más entre recepción, dirección y administración.
Las cifras son un supuesto ilustrativo, no una tarifa: sirven para ver el mecanismo. Fíjate en lo que pasa al año siguiente: si el grupo contrata a tres fisioterapeutas, el modelo por usuario sube solo, el de por sede no se mueve y el de tramos depende de dónde quede el corte. Pregunta siempre cuánto costaría tu grupo dentro de dos años, no hoy.
Dónde se esconde el resto del coste
La cuota mensual suele ser la parte fácil. Estos son los conceptos que aparecen después:
- Implantación y parametrización. Plantillas por especialidad, catálogo de servicios, series de facturación, permisos por sede. En un grupo es trabajo real.
- Migración de datos. Traer pacientes, historias y citas de los sistemas actuales — a veces uno distinto por sede. Debería estar incluida: en byclinics lo está con los planes anuales, y el proceso lo contamos en cómo migrar sin perder datos.
- Formación. Multiplica por centros y por turnos. Media hora por persona no es formación.
- Integraciones. Contabilidad, nómina, web o laboratorio; lo desarrollamos en integrar el software de un centro grande.
- Consumibles. Los SMS se pagan por envío —céntimos, pero por miles de citas al mes suman—; WhatsApp y email normalmente no.
- Multi-emisor. Si el grupo factura desde varios CIF, casi siempre se cotiza aparte.
- ¿Qué cuenta como usuario: profesionales o todo el que entra?
- ¿Qué cuesta abrir la sede número cinco?
- ¿Están incluidos migración, alta y formación?
- ¿Multi-emisor entra en la cuota o se cotiza por CIF?
- ¿Hay permanencia y qué pasa con tus datos si te vas?
Qué ahorra centralizar (y esto sí se calcula)
El presupuesto no se defiende solo con el coste: se defiende con lo que deja de perderse. En un grupo, tres partidas son medibles desde el primer mes:
- Horas de administración. El Excel de consolidación, el cuadre manual entre sedes y las llamadas para mover una cita desaparecen. Cuenta las horas reales y multiplícalas por cuatro centros.
- Ausencias. Bajar un punto de no-shows con recordatorios automáticos vale, en un grupo mediano, más que la propia licencia.
- Huecos sin cubrir. Ver la agenda de las cuatro sedes a la vez permite derivar en el momento en lugar de dar cita para dentro de tres semanas.
Cuánto cuesta en byclinics
Nuestros planes van por tramos de profesionales, no por usuario: 29 €/mes para un profesional, 59 € de dos a cuatro y 89 € hasta diez, con TicketBai y VeriFactu incluidos, sin cuota de alta ni permanencia y con migración incluida en los planes anuales.
Un grupo multicentro entra en el plan Personalizada: sedes y profesionales a medida, multi-emisor, gestor dedicado y, si quieres, la web y el SEO de cada centro en el mismo contrato. El detalle de cada plan está en precios de la app de gestión, y el mapa completo de lo que necesita un grupo, en software para clínicas con varias sedes.
Preguntas frecuentes
Depende del proveedor: hay modelos por sede, por usuario y por tramos de profesionales. Para un grupo suele ser más predecible el de tramos, porque no penaliza dar acceso a recepción, dirección o suplentes. En byclinics el precio va por tramos de profesionales y los grupos entran en plan personalizado.
Es la pregunta que hay que hacer antes de firmar, no después. Con licencia por sede, una cuota entera más; con licencia por profesionales, solo se nota si la nueva plantilla te cambia de tramo. Pregunta también si abrir un centro implica coste de puesta en marcha.
Varía mucho, y en un grupo es una partida seria porque cada sede puede venir de un sistema distinto. En byclinics la migración está incluida en los planes anuales. Sea quien sea el proveedor, pide por escrito qué datos se migran y qué se queda fuera.
En la cuota puede parecer que sí; en la práctica no. Cuatro cuentas independientes significan cuatro bases de pacientes, cuatro cierres y una consolidación manual cada mes. Ese trabajo tiene un coste en horas que casi siempre supera la diferencia de licencia.
Es la capacidad de facturar desde varias sociedades (varios CIF) dentro de la misma cuenta, con sus series y su sistema de facturación verificable. Es imprescindible en grupos con más de una sociedad y, por el trabajo de configuración y cumplimiento que implica, suele presupuestarse por CIF.
¿Quieres el número de tu grupo?
Dinos cuántas sedes, cuántos profesionales y cuántas sociedades tienes y te damos un presupuesto cerrado, sin sorpresas después.
Pedir presupuestoNota: las cifras del ejemplo son un supuesto ilustrativo para comparar modelos de licencia, no tarifas de mercado ni de byclinics. Los precios de nuestros planes son los publicados en la página de precios, sin IVA.