Elegir programa de gestión suele decidirse en una demo de media hora: se ve la agenda, se crea un paciente, se emite una factura. Todo eso lo hacen bien casi todos. Las diferencias que importan a tres o cinco años no se ven en pantalla, y es justo lo que conviene preguntar por escrito.
Qué ofrece cada programa lo repasamos en la comparativa de once programas de gestión clínica. Aquí van las diez preguntas técnicas que haríamos nosotros. Al final de cada una contamos cómo lo resuelve byclinics, para que tengas una respuesta con la que comparar.
1. ¿Dónde están los servidores?
Los datos de salud son de categoría especial en el RGPD. Pregunta en qué nube, en qué país y en qué región están, y si hay transferencias fuera de la Unión Europea. «En la nube» no es una respuesta.
En byclinics: Microsoft Azure. La aplicación funciona en España y los datos no salen de la Unión Europea.
2. ¿Mis datos comparten tabla con los de otras clínicas?
Es la pregunta que casi nadie hace. Muchos programas guardan todas las clínicas juntas y las separan con un filtro: si el filtro falla, un listado puede mezclar pacientes. La alternativa es una base de datos para cada clínica.
En byclinics: cada clínica tiene su propia base de datos, y la plataforma elige cuál a partir de tu sesión, no de lo que pida el navegador.
3. ¿Queda registrado quién abre cada historia?
Si un día un paciente pregunta quién ha consultado su historia, la clínica tiene que poder contestarlo. Es una de las obligaciones del RGPD en una clínica. Pide ver el registro, no que te digan que existe.
En byclinics: queda registrada cada apertura de ficha y cada cambio en los datos, con usuario y hora.
4. ¿Cómo se guardan las contraseñas, cuánto dura una sesión y hay doble verificación?
Una contraseña nunca debe poder leerse, ni siquiera por el proveedor. Pregunta también cuánto tiempo queda abierta una sesión y qué pasa tras varios intentos fallidos de entrar.
En byclinics: las contraseñas se guardan con cifrado irreversible, las sesiones caducan a los 15 minutos y se renuevan solas, y la cuenta se bloquea ante intentos repetidos. Además, cada usuario puede activar la doble verificación con una app de autenticación o un código por correo, y el administrador puede exigirla a todo el equipo.
5. ¿La facturación cumple VeriFactu y TicketBAI de verdad?
«Compatible con VeriFactu» puede significar muchas cosas. Pregunta si las facturas salen firmadas, si se validan contra los esquemas oficiales antes de enviarse y si el programa genera los libros registro en el formato de la AEAT. Qué exige cada sistema lo explicamos en VeriFactu y TicketBAI en clínicas.
En byclinics: facturas firmadas electrónicamente, validadas antes de enviarlas y libros registro en el formato de la AEAT, en todos los planes.
6. ¿Adónde van los datos cuando usa IA?
Transcribir una consulta con una herramienta externa es sacar datos de salud de la clínica. Pregunta qué motor usa, dónde funciona, qué datos le llegan y si se entrenan modelos con ellos.
En byclinics: la IA para sanidad funciona en servidores de Microsoft en la UE. Al motor no le llega el nombre del paciente y no se entrena con tus datos.
7. ¿Puedo sacar todos mis datos cuando quiera?
Un programa del que no puedes salir te ata más que cualquier permanencia. Pide exportar pacientes, historias, facturas y documentos en formatos abiertos, sin pasar por soporte. Y si vienes de otro programa, pregunta cómo se hace la migración de los datos.
En byclinics: exportación en Excel, CSV o JSON y documentos en ZIP desde la propia aplicación.
8. ¿Crece si mañana abro otra sede o tengo camas?
Cambiar de programa cuando la clínica crece cuesta meses. Pregunta qué pasa con varias sedes, varias sociedades y, si es tu caso, ingresos y quirófano.
En byclinics: la misma aplicación va de la consulta individual al grupo con varias sedes y al hospital, con camas, urgencias y quirófano.
9. ¿Cuántas aplicaciones vas a necesitar al lado?
Muchos programas se venden por sus integraciones: se conectan con Google Drive para los documentos, con Trello para las tareas y con Slack para el equipo. Cada conexión es otra cuenta, otros permisos y otra empresa con datos de tus pacientes. Lo contamos con más detalle en Trello, Slack y Zapier en tu clínica. Pregunta qué parte del trabajo diario puedes hacer sin salir del programa.
En byclinics: el drive con editor de texto y hoja de cálculo, los tableros de tareas, el chat interno, la videoconsulta y la IA están dentro de la aplicación, según el plan. Así funciona la plataforma cerrada.
10. ¿Quién hace la web y el SEO?
La reserva online de la web tiene que ver los huecos reales de la agenda. Si la web la hace una agencia y el programa otra empresa, alguien acaba cuadrando dos calendarios.
En byclinics: el programa, la web y el SEO los hace el mismo equipo, y la reserva de la web entra directa en la agenda.
- Pide por escrito la región de los servidores, cómo se separan tus datos y el registro de accesos.
- Comprueba que la factura sale firmada y validada, no solo «compatible».
- Cuenta cuántas aplicaciones externas necesitarás al lado del programa.
- Pregunta qué pasa el día que tu clínica crezca o quieras irte.
Preguntas frecuentes
Cada integración es una puerta más: otra cuenta, otros permisos y otra empresa con acceso a datos de salud. Un programa que incluye el drive, las tareas y el chat dentro gestiona la seguridad una sola vez, con un único registro de accesos. Las integraciones tienen sentido para lo que no toca datos de pacientes.
No necesariamente en España, pero el RGPD complica mucho las transferencias fuera de la Unión Europea. Lo más sencillo es un proveedor que guarde los datos dentro de la UE y lo diga por escrito en el contrato de encargado del tratamiento.
Que los datos de cada clínica se guardan en una base de datos propia, en lugar de compartir tablas con los del resto de clientes del proveedor. Así un error en una consulta no puede mostrar pacientes de otra clínica.
Como mínimo, el contrato de encargado del tratamiento con la ubicación de los datos, cómo se separan de los de otros clientes, qué registro de accesos guarda, cómo se exportan los datos al darse de baja y qué terceros intervienen.