En casi todas las clínicas hay un Google Drive o un Dropbox. Empezó con una carpeta para los protocolos, luego llegaron las plantillas, los turnos, los contratos con proveedores y la documentación de cada persona del equipo. Funciona, y precisamente por eso nadie lo revisa. Hasta que alguien deja la clínica con la cuenta donde estaba todo, o un enlace reenviado acaba donde no debía.
Esta guía repasa qué archivos maneja de verdad un centro sanitario, qué problemas da guardarlos en un drive genérico y qué conviene pedirle a la alternativa.
Qué archivos maneja una clínica, además de las historias
La historia clínica y los documentos de cada paciente —informes, pruebas, consentimientos firmados— tienen que estar en su ficha, dentro del software de gestión. Ahí es donde el profesional los busca y donde el RGPD espera encontrarlos protegidos. Pero una clínica maneja muchos más archivos que no son de ningún paciente:
- Informes y pruebas
- Consentimientos firmados
- Fotos de evolución
- Historia clínica
- Protocolos y guías de actuación
- Plantillas de informes y documentos
- Contratos, seguros y proveedores
- Turnos, inventario y caducidades
- Documentación del equipo
- Material de cada sede
Son archivos de trabajo, y muchos no son precisamente inocuos: un contrato laboral, la nómina de una persona del equipo o un protocolo que incluye un caso real. Casi siempre acaban repartidos entre un drive, el correo, el WhatsApp de alguien y el ordenador de recepción.
Cinco problemas de usar Google Drive o Dropbox en una clínica
1. Las cuentas son de personas, no de la clínica. Si el drive se abrió con el Gmail de la gerente o del primer fisioterapeuta, los archivos son suyos. Cuando esa persona se va, hay que acordarse de transferirlos antes; si no, se van con ella.
2. Los enlaces viajan solos. «Cualquiera con el enlace puede verlo» es la opción más cómoda, y la que hace que un contrato o una nómina acaben abiertos por alguien que no debía. Nadie lleva la cuenta de qué enlaces siguen vivos.
3. Las bajas se olvidan. Quien deja el equipo suele perder el acceso al software de gestión el mismo día, porque se nota. El acceso a la carpeta compartida del drive, en cambio, puede seguir meses.
4. Es un proveedor más. Si en esas carpetas hay datos personales —y en una clínica casi siempre los hay—, el drive es un encargado del tratamiento. Con una cuenta gratuita personal no hay contrato de encargado que valga, y con la de empresa hay que firmarlo, revisar dónde se guardan los datos y sumarlo al registro de actividades. Lo explicamos en RGPD en clínicas.
5. Y se paga por usuario. Las versiones de empresa de Google Workspace, Dropbox o Microsoft 365 cobran por cada persona. A eso se suman las licencias de Word y Excel en los ordenadores donde se redactan los protocolos y se llevan los turnos.
Qué pedirle a un drive para una clínica
No hace falta renunciar a la comodidad de un drive. Hace falta que esté pensado para un centro sanitario. Esta es la lista que usaríamos para elegir uno:
La alternativa: el drive dentro del software de gestión
La forma más sencilla de cumplir esa lista es que el drive no sea otra herramienta. Si vive dentro del software con el que la clínica ya trabaja, usa sus mismos usuarios y permisos, el mismo proveedor y el mismo contrato de encargado del tratamiento. Dar de baja a alguien es desactivar un usuario, no revisar tres plataformas.
Es lo que hicimos en byclinics con sDrive, incluido en el plan Pro. Es un Google Drive pensado para sanidad que vive dentro de la app de gestión. Trae carpetas con permisos por rol, sede o persona, registro de accesos, enlaces para compartir fuera y almacenamiento en Microsoft Azure en Europa. Y no se queda en guardar archivos: tiene su propio procesador de texto y su hoja de cálculo, que abren y guardan Word y Excel, y herramientas para ver, anotar, unir y firmar PDF y para recortar y anotar imágenes.
| Drive genérico | sDrive en byclinics | |
|---|---|---|
| Dónde se usa | Otra web u otra app | Dentro de la app de gestión |
| Usuarios | Cuentas aparte | Los de byclinics |
| Bajas del equipo | Hay que acordarse | Al desactivar el usuario |
| Registro de accesos | Según la edición | Por archivo |
| Textos y hojas de cálculo | Otra suscripción o licencias | Incluidos |
| Encargado del tratamiento | Uno más | El mismo que la app |
| Coste | Por usuario | Incluido en el plan Pro |
Los documentos de cada paciente siguen yendo en su ficha, y eso está en todos los planes. sDrive es para lo demás.
Cómo pasar lo que ya tienes en Google Drive
Antes de mover nada, merece la pena una limpieza: qué carpetas siguen vivas, cuáles tienen datos de pacientes que deberían estar en su ficha y qué enlaces compartidos hay que cortar. Con eso hecho, las carpetas de trabajo se traen al drive nuevo y se les dan permisos desde el principio, en lugar de heredar los del drive viejo. Si cambias también de software de gestión, lo contamos paso a paso en cómo migrar de software sin perder datos.
Carpetas con permisos, registro de accesos, procesador de texto, hoja de cálculo, PDF e imágenes. Incluido en el plan Pro.
Preguntas frecuentes
Se puede, pero no con cualquier cuenta ni para cualquier archivo. Si en el drive hay datos personales, hace falta una cuenta de empresa con contrato de encargado del tratamiento, permisos bien puestos y control de los enlaces compartidos. Los documentos de los pacientes deberían estar en su ficha, en el software de gestión.
En la ficha de cada paciente, dentro del software de gestión, junto a su historia clínica. Así están protegidos igual que la historia y los encuentra quien los necesita. Cuánto tiempo hay que conservarlos lo explicamos en cuánto tiempo guardar las historias clínicas.
En un drive personal, se van con su cuenta si nadie los transfiere antes. En un drive de la clínica, como sDrive, los archivos son del centro y al desactivar el usuario esa persona pierde también el acceso.
Para el trabajo de la clínica, sí: tiene su propio procesador de texto, que exporta a PDF, y su hoja de cálculo con fórmulas. Los dos abren y guardan archivos de Word y Excel, así que los documentos que ya tienes siguen sirviendo.
En el plan Pro, que cuesta 89 € al mes o 890 € al año, IVA aparte. Los documentos de cada paciente, en su ficha, están en todos los planes.