«¿Puede la fisioterapeuta de la sede B abrir la historia que escribió la doctora de la sede A?» Es la primera pregunta que aparece cuando un grupo unifica su software, y la que más veces se responde mal: ni un «sí, somos el mismo grupo» ni un «no, mejor separado» son respuestas correctas.
La buena noticia es que la historia clínica compartida entre sedes no solo es posible: en muchos casos es lo que mejor protege al paciente. Pero hay que apoyarla en la base jurídica correcta y demostrar que el acceso está controlado.
Primero: ¿una sociedad o varias?
Todo depende de cómo esté constituido el grupo, porque eso define quién es el responsable del tratamiento de los datos:
- Una sola sociedad con varios centros. Hay un único responsable. La historia es única dentro de la organización y compartirla entre sedes es un tratamiento interno, no una cesión a terceros.
- Varias sociedades del mismo grupo. Cada una es responsable de sus datos. Que compartan marca, dirección y software no las convierte en la misma entidad: para que los datos circulen entre ellas hace falta un acuerdo por escrito y una base jurídica que lo sostenga.
Pertenecer al mismo grupo empresarial no es, por sí solo, un permiso para compartir historias clínicas.
La base jurídica: asistencia, no curiosidad
Los datos de salud son categoría especial según el RGPD, con protección reforzada. El tratamiento se sostiene cuando es necesario para la asistencia sanitaria y lo realiza personal sujeto a secreto profesional; a eso se suma la normativa sanitaria española, que reconoce el acceso a la historia clínica a los profesionales que intervienen en la atención de ese paciente.
La consecuencia práctica es clara: lo que habilita el acceso no es el organigrama, es estar atendiendo a esa persona. Un profesional del grupo que no participa en su asistencia no debería poder abrir su historia, aunque trabaje en la sede de al lado.
El registro de accesos: el control que sí te van a pedir
En cuanto la historia es compartida, la pregunta de cualquier auditoría —o de un paciente que ejerce sus derechos— es la misma: ¿quién ha entrado en mi historia? Un grupo tiene que poder responderla.
- Quién accedió, con usuario nominativo — nunca uno compartido por mostrador.
- Cuándo y desde qué centro.
- A qué accedió: la ficha completa o solo la agenda.
- Qué cambió, con posibilidad de ver la versión anterior.
El usuario compartido —ese «recepcion» que conoce media plantilla— es incompatible con todo lo anterior: sin usuario nominativo, el registro de accesos no vale para nada.
Cómo se traduce a permisos en el software
Sobre el papel esto se resuelve con una matriz de rol por sede. Un ejemplo de cómo suele quedar en un grupo de tres centros:
Fíjate en la fila de administración: quien lleva las cuentas del grupo no necesita leer historias clínicas. Separar «ver la agenda» de «ver la historia» y de «ver el dinero» es lo que convierte un buen propósito en una medida real.
Qué hay que tener por escrito
Con la parte técnica resuelta queda la documental, que es la que se mira cuando algo va mal:
- Registro de actividades de tratamiento actualizado, con las sedes y las finalidades reales.
- Acuerdo entre las sociedades del grupo si son varias: corresponsabilidad o encargo de tratamiento, según quién decide sobre los datos.
- Contrato con el proveedor del software, que actúa como encargado del tratamiento, con sus medidas de seguridad y sus subencargados.
- Información al paciente clara sobre que sus datos se tratan en el conjunto de centros del grupo y con qué finalidad.
- Política de conservación, que en historia clínica tiene sus propios plazos: los repasamos en cuánto tiempo hay que guardar las historias clínicas.
El resto de obligaciones generales —evaluación de impacto, cifrado, brechas— están en la guía de RGPD en clínicas, y la parte de formato y contenido, en la de historia clínica electrónica. Los consentimientos informados siguen su propio camino: se firman por acto asistencial, no por grupo.
Cómo lo hacemos en byclinics
La ficha del paciente es única en todo el grupo, pero el acceso se define por rol y por sede, con usuario nominativo y registro de accesos. Los datos se alojan en la Unión Europea, cifrados en tránsito y en reposo, con copias diarias: el detalle está en alojamiento y seguridad. Y si tu grupo necesita una separación distinta a la habitual, se configura.
Para el resto de decisiones de un grupo —agenda, facturación, informes— tienes la guía completa en software para clínicas con varias sedes.
Preguntas frecuentes
Sí, si el acceso está justificado por la asistencia al paciente y hay medidas de control. Cuando todas las sedes pertenecen a la misma sociedad es un tratamiento interno; si son sociedades distintas, hace falta además un acuerdo por escrito entre ellas y informar al paciente.
El tratamiento de datos de salud para la asistencia sanitaria no se apoya normalmente en el consentimiento, sino en la finalidad asistencial y el secreto profesional. Eso no exime de informar con claridad de que sus datos se tratan en el conjunto de centros del grupo. Consúltalo con tu delegado de protección de datos o tu asesoría.
No debería. Necesita los datos de contacto, la cita y el cobro, no el contenido clínico. Es uno de los ajustes más sencillos y más eficaces: separar en permisos distintos la agenda, la historia y la facturación.
Su acceso se retira el mismo día, en todas las sedes. La historia clínica se queda en el centro responsable, que es quien tiene la obligación de conservarla; el profesional puede obtener copia de lo que necesite para su defensa, pero no llevarse la base de pacientes.
Se puede seguir trabajando con una ficha compartida, pero hay que documentar la relación entre las sociedades —corresponsables o responsable y encargado, según quién decida sobre los datos— y reflejarlo en el registro de actividades y en la información al paciente.
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Ver una demoNota: este artículo es divulgativo y resume criterios generales del RGPD y de la normativa sanitaria española. No sustituye al asesoramiento jurídico: cada grupo debe validar su caso con su delegado de protección de datos o su asesoría legal.