Videoconsulta en la clínica privada: cómo hacerla bien, sin instalar nada y con la historia al día

La videoconsulta se quedó en muchas clínicas después de 2020, pero a menudo como se montó entonces: una videollamada de WhatsApp desde el móvil del profesional o un Zoom gratis que se corta a los 40 minutos. Funciona, pero el paciente entra cuando quiere, el enlace se manda a mano y de la llamada no queda rastro en la ficha.

Aquí te contamos cuándo encaja una videoconsulta, qué tiene que tener para hacerla bien, cómo grabarla sin problemas con el RGPD y qué herramienta conviene en cada caso.

Cuándo encaja una videoconsulta

• Seguimientos y revisiones en los que no hace falta explorar.
• Explicar resultados de una analítica o de una prueba de imagen.
• Psicología, nutrición y logopedia, donde buena parte de la sesión es conversación.
• Pacientes que viven lejos, que están de viaje o que tienen la movilidad reducida.
• Hablar con la familia o con otro profesional que lleva el mismo caso.

No sustituye a una primera exploración ni a una urgencia. Decide el profesional, y si en la llamada ve que hace falta verle en persona, se cita en la clínica.

Qué tiene que tener una buena videoconsulta

• Nada que instalar. El paciente abre un enlace en el navegador del móvil o del ordenador. Cada programa que hay que descargar es un paciente que llega tarde.
• Sala de espera. El paciente espera y el profesional le deja entrar cuando termina con el anterior, igual que en la consulta.
• El enlace en el recordatorio, para no mandarlo a mano cada vez.
• Llamada cifrada y sin cuentas personales de por medio.
• Sitio para un acompañante: un familiar, un intérprete u otro profesional.
• Constancia en la historia clínica. Una videoconsulta es un acto asistencial y se anota como cualquier otro: fecha, motivo y lo que se ha visto. Lo contamos en historia clínica electrónica.

Grabar una videoconsulta: solo con el sí de todos

Una grabación de consulta contiene datos de salud, que el RGPD protege como categoría especial. Por eso, si se graba:

• Consentimiento expreso en cada sesión, de la persona atendida y de cualquiera que esté en la llamada. Si uno dice que no, no se graba.
• Un aviso visible mientras dura la grabación, para todos.
• Registro del consentimiento: quién aceptó, cuándo y desde dónde.
• Un plazo de conservación decidido por la clínica, y borrar lo que ya no haga falta.

Muchas veces basta con grabar solo el audio: ocupa mucho menos y recoge lo que importa. Más sobre el consentimiento en consentimiento informado digital y sobre el resto de obligaciones en RGPD en clínicas.

WhatsApp, Zoom o Meet: lo que conviene saber

Si tu equipo ya trabaja con Meet o Zoom, no hace falta dejarlo: lo importante es que el enlace llegue solo al paciente y que la cita quede en la agenda de la clínica.

Cobrar la videoconsulta sin mostrador

En una videoconsulta no hay recepción a la salida. Se cobra antes, al reservar, o después, con un enlace de pago. Lo explicamos en citas online con pago y en cobrar facturas online.

Cómo funciona en byclinics

En byclinics la videoconsulta va dentro de la agenda: se crea la cita como Videoconsulta y el resto sale solo.

1. El paciente recibe el enlace en su recordatorio, por correo o por WhatsApp, y también lo tiene en su área de paciente. No instala nada.
2. La sala se abre 15 minutos antes. El paciente prueba su cámara y pulsa Conectar. Al profesional le sale «La persona está esperando» y pulsa Admitir. Hasta entonces no entra.
3. La llamada va directa y cifrada entre los dos navegadores. Si la red no lo deja, como pasa en algunos hospitales y empresas, pasa sola por el servidor de byclinics, igual de cifrada. Si se corta, vuelve sola sin tener que admitir otra vez.
4. Puedes invitar a una persona más: un familiar, un intérprete u otro profesional, con su propio enlace y su propio Admitir.

Grabar viene apagado de fábrica y lo enciende el administrador. En cada sesión, el profesional pide permiso y la persona, y el invitado si lo hay, lo acepta en su pantalla. Mientras dura, todos ven el aviso Grabando. Se puede grabar solo el audio o audio y vídeo, y cada consentimiento queda registrado con la fecha y la hora. La grabación se guarda cifrada en sDrive, en la carpeta Videoconsultas, y se ve en la ficha de la persona.

¿Tu profesional prefiere su Meet o su Zoom? Pega una vez el enlace de su sala en su ficha y todas sus citas de videoconsulta lo llevan: le llega al paciente en el recordatorio y en la cita sale el botón para abrirlo. Funciona en todos los planes.

Cuenta desde que admites al paciente hasta que pulsas Finalizar. Puedes ver los planes en precios de byclinics y cómo encaja en una consulta en software para psicólogos.

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